部下から相談を受けた時の正しい対応方法について

相談を受ける時のポイント　5選

１．作業の手を止める

まず初めに大切なのは、部下から相談を受けたら作業の手を止めて部下の話に集中することです。どんなに忙しくても、他のことをしながら話を聞くことは、部下に真剣に向き合っていないという印象を与えてしまいます。もし、手が離せない状況であれば「10分後でいい？」など、部下の都合を確認し、柔軟に対応しましょう。

２．姿勢や表情を聞くモードにする

次に、部下が話しやすい雰囲気を作ることが大切です。険しい表情や迷惑そうな態度をすると、以降部下は相談してこなくなります。

【具体例】

相手の方向に身体を向ける
相手の目を見る
頷くなどの相づちをうつ
姿勢を前かがみにして、関心を示す
表情は穏やかで親しみやすいものにする

３．批判や非難をしない

部下の話がわかりにくかったり、考えが甘いと感じた場合、つい批判的なことを言ってしまいがちです。しかし、部下は相談した時に批判的なことを言われると、次回から相談をためらう可能性があります。そのため、相談を受ける際には、批判や非難をせず、部下の話を受け入れることが重要です。

【NG発言例】

何を言ってるのか分からない
結論から言って
なぜ今頃言ってくるの？　　など

４．アドバイスは求められた時だけ行う

相談には、「聞いてほしい」場合と、「解決してほしい」場合の2種類があります。そのため、まずは相手の話を聞き、部下がどちらを求めているのか判断することが大切です。そして、部下が求めている場合にのみ、アドバイスをしましょう。

５．解決策を一緒に考える

部下からの相談に、「こうすればいいじゃん」と安易に解決策を伝えることは控えましょう。部下は既にその解決策を考えている可能性があり、実行したいけれど、何らかの制約があるため上司に相談している場合があります。そのため、「こうしなさい」と指示するのではなく、「一緒に考えよう」と伝え、共に解決策を見つける姿勢が重要です。

以上5つのポイントが相談を受けた時の基本的な姿勢になります。では次に、具体的な話の流れについてご紹介します。

【実践】相談を受けた時の対応方法

STEP1　話を聞く

部下が何を言いたいのか、どのような問題や悩みを抱えているのかを理解するために、部下の話に耳を傾けましょう。

傾聴とは？正しい傾聴のやり方について

詳しくはこちら↑

STEP2　共感を示す

部下の感情や立場に共感を示しすことで、「話を聞いている」と伝えることができます。相手の努力や成果を認め、労いの言葉をかけることで、社員も「頑張ってよかった」と思い、次回も頑張ることができます。

【共感を示す言葉の例】

「それは大変でしたね」
「それは疲れましたね（お疲れ様でした）」
「頑張っているね（頑張っていると思うよ）」
「大丈夫ですか？」

【共感の語彙力を増やす】共感を示す言葉一覧

共感を示す言葉についてより詳しくはこちらで解説しています↑

STEP3　アドバイスや解決策を提案する

一連の流れが終わった後、具体的なアドバイスや解決策を提供しましょう。

【アドバイスの提案例】

「この問題に関して私が思いつく解決策は○○ですが、どう思いますか？」
「このような状況では、この対応をするのが良いと思うが、どう思いますか？」

STEP4　フォローアップを約束する

相談が終わった後、部下がどのように進めていくかを確認し、必要に応じてフォローをしましょう。

【フォローアップの伝え方】

「また、結果や進捗について教えてください。必要ならば再度相談に乗ります。」

まとめ｜マネジメント検査で人材育成

部下からの相談に正しく対応することで、部下との信頼関係を構築することができます。正しく対応できないと、部下の問題が解消されないばかりか、上司に対する不満や不信感が生まれる可能性があります。そのため、部下の相談を受る際は、真剣に話を聞き、共感を示し、批判的な判断を避け、解決策を一緒に考える姿勢が必要です。中には、無意識にアドバイスや批判的な評価をしてしまう人もいるので注意が必要です。