【1on1ミーティングが苦手な管理職必見!】面談のコツについて

心理コラム

会社から突然1on1ミーティングを依頼された管理職は、「何を話したらいいのか分からない」「何を聞けばいいのか分からない」と悩むことが多いのではないでしょうか?そんな悩みを抱える管理職の方向けに、部下との面談のコツをご紹介します。

1on1ミーティングのコツ

① 相手のペースに合わせた「間」を意識する

話を割り込む人

1on1ミーティングの大事なのは、相手のペースに合わせた「間」を意識することです。

人にはそれぞれ、話しやすいペースがあります。相手の話を遮ることや、質問を連続で投げかけることは、相手のペースを無視することになり、不快感を与えてしまいます。

また、会話中に沈黙が生じた時、沈黙に耐えられずつい言葉を続けがちですが、その沈黙は、相手が慎重に言葉を選び説明しようと考えている時間かもしれません。どんな時も相手をよく観察し、「間」を意識して調節しましょう。

② 答えやすいことから聞く

意見と事実の図

1on1ミーティングで、いきなり核心をつくような質問をされても社員は即座に応えることが難しい場合があります。そのため、答えやすい質問から徐々に深堀をすることで、社員の意見を引き出すことができます。

「答えやすい質問」とは上記の図のように、会話を「事実/意見」「確実な事/不確実な事」で分けたとき、①番の「確実な事でかつ事実なこと」が一番答えやすく、その次が②番、③番、④番と徐々に答えにくい内容になっていきます。

【質問の順番】

  • 確実なこと事実 (例:今週は忙しかったですか?)
  • 確実なことかつ意見 (例:働く環境でもっとこうなったらいいなということはありますか?)
  • 不確実なことで事実 (例:他の人は何と言っていますか?)
  • 不確か意見 (例:将来はどういう働き方をしたいと考えていますか?)

答えやすい質問の例

  • 今週は忙しかった?
  • 仕事は慣れた?

  • 仕事でストレスになっていることはある?
  • 職場の人とはどう?人間関係で悩んでいることはある?

③ 相手へ共感(労い)を示す

相手の感情や意見に対して共感し、努力や成果を認め労いの言葉をかけることで、社員も「頑張ってよかった」と思い、次回も頑張ることができます。

共感(労い)を示す言葉の例

  • それは大変でしたね
  • それは疲れましたね(お疲れ様でした)
  • 頑張っているね(頑張っていると思うよ)
  • おめでとう
  • よくやったね
  • 一緒に頑張ろう

④ 相手の話を深ぼる

相手の回答に対して深く掘り下げる質問をすることで、より詳細な情報や洞察を得ることができます。相手の話に対して興味を持ち、追加の質問をすることを忘れないようにしましょう。 

話を深ぼる質問の例

  • 「仕事が忙しい」という部下に対する深堀質問
    • 具体的にどのような仕事が忙しい?
    • どんな点が特に大変だと感じる?
    • 忙しい時ってどのように対応してる?
  • 「○○の仕事を頑張った」という部下に対する深堀質問
    • その経験で得た教訓や学びはある?同じことで悩んでいる後輩にもアナウンスしたいので参考として教えて欲しい
    • 次回も同じような業務があるとしたら、どのように改善できると思う?その状況でどのように対処しましたか?
  • 「職場の人間関係で悩んでいる」という部下に対する深堀質問
    • どのようなことがあったのですか?
    • いつ頃から悩んでいたのか?
    • 今まではどのように対処してきたのか?

【具体例】1on1ミーティングの流れ

確実な事実

今週は忙しかった?(答えやすい質問)

事実

そうですね。今週はいつもより忙しかったです。

確実な意見

それは疲れたでしょう、頑張ってくれてありがとうね。(共感と労い)

どこら辺が大変だと感じましたか?(深堀質問)

意見

仕事で分からないことが多くて、しかも誰に聞いたらいいか分からず大変でした。

不確実な事実

分からないことがあると時間もかかるし大変だよね。(共感と労い)

他の人も分からないことで困っている感じかな?

事実

そうですね。多分同期のAさんも苦労していると思います。

不確実な意見

そっかぁ。対策を考えるね。(サポートする意思を伝える)

あなたはどういうサポートがあるといいなと思いますか?

意見

週一で質問会があるといいなと思います。

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