社員に指摘するときのポイントとテンプレートを紹介

口うるさいと思われたくない気持ちから、指摘することを控えていませんか？しかし、些細な事でも指摘をしないでいると、後で大きなトラブルを引き起こす可能性があります。そのため、普段から小さなことでも指摘をする必要がありますが、小さなことだからこそ、正しい伝え方をすることによって好印象を与えることができます。

指摘するときのポイント 5選

1. タイミングを考慮する

社員が忙しい時や落ち込んでいる時に指摘をすると、相手にとってストレスが増え、パフォーマンスが低下する可能性があります。適切なタイミングを見計らい、相手が冷静に受け止められる状況で指摘を行いましょう。

2. 心理的安全性を確保する

①どんな意見もまず受け取る、なぜ学生がそう考えたのかを理解してみましょう。圧倒的に豊富な知識を持つ上司にいきなり否定されると、社員はそれ以上意見を言えなくなります。これでは社員の成長にはつながりません。社員が主体的に考え、行動していくためには、「どんな意見もまずは聞いてもらえる」「自分のレベルや力量をいきなり否定されない」という安心感が必要です（これを「心理的安全性」といいます）。

3. ポジティブな評価とセットで伝える

まず相手の良い点を認める、努力を認めることで、相手がフィードバックを前向きに受け止めやすくなります。その上で改善点を具体的に伝えると、相手も納得しやすくなります。「ここができてない」というように、いきなり「できないこと」から伝えられると、自信がくじかれてしまいます。マズローの欲求階層説 をもとに、「できていること」「良いところ」を認めて「承認欲求」を満たしてからアドバイスをすると、「自己実現欲求」が開花して、困難に挑む意欲が湧いてきます。

【サンドイッチ型】若手社員へのフィードバックのやり方

4. 具体的な改善方法を提示する

単に「ダメだ」と指摘するのではなく、具体的な改善方法を示すことで、相手が次にどうすれば良いのかを明確に理解できるようになります。これにより、指摘が建設的なものとなり、相手も行動しやすくなります。

具体例: 「今回の報告書のフォーマットが少し見づらかったので、次回からはこのテンプレートを使うと良いと思います。」

5. 質問形式で考えを促す

質問形式で相手に考えさせることで、主体的に問題解決に取り組む姿勢を促すことができます。また、相手の意見を尊重することで、より協力的な関係を築くことができます。

具体例: 「この部分についてはどう改善できると思いますか？」「他の方法で試してみたことがありますか？」

正しい指摘のテンプレート

①「事実」→「影響」→「要望」の順番で伝える

部下が指摘されることに抵抗感を示さないようにするために、初めは事実を伝えて状況を確認しましょう。また、口調は厳しくせず、普段の会話のような感じで伝えると相手も指摘を受け入れやすくなります。

• 事実：事実ベースの出来事を伝え、状況を確認する
• 影響：周りにどのような影響があるのかを伝える
• 要望：どうしてほしいのかを伝える

②「ほめる」→「質問」→「アドバイス」の順番で伝える

初めに、相手の良い点をほめることで、アドバイスを受け入れやすい環境を作ります。その後、アドバイスしたい点について質問し、相手の意見を聞きます。相手の意見を尊重しつつ、「さらに良くするためには…」と加点方式でアドバイスを行います。

• 褒める：良い点やできている箇所を伝える
• 質問：相手に考えさせる
• アドバイス：「今後、さらに良くするには…」と加点方式のアドバイスを伝える

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