「説明」と「言い訳」の違い|通信教材で人材育成

心理コラム

すれ違う部下と上司

仕事がうまくできない人

部下の視点…

ミスやトラブルが発生した際、上司に状況を「説明」したつもりが、上司から「言い訳」するなと言われてしまうことはありませんか?

上司の視点…

ミスやトラブルを引き起こした部下に対して、状況の「説明」を求めたが、部下からは「言い訳」しか返ってこないことはありませんか?

「言い訳」と「説明」の違い

「言い訳」とは

「言い訳」とは、自分の行動や状況を正当化するために事実や理由を述べることを指します。そのため、「言い訳」は主観的で、自身の行動を許してもらおうとする意図が含まれることがあります。

人は本能的に自身を守ろうと正当化し責任を回避するために「言い訳」を用いる場合があります。また、本当の理由を隠すために他の原因や状況を強調すると、相手には「言い訳」と受け取られます。

「説明」とは

「説明」とは、問題解決に向けて事実や理由を述べることを指します。そのため、「説明」は客観的で、状況を相手に理解させる意図が含まれます。

「言い訳」と「説明」の違いとは?

「言い訳」は自分の行動や選択を正当化し、責任を軽減しようとすることを指し、「説明」は客観的な情報提供を通じて状況や出来事を理解させることを目指します。

【具体例】「言い訳」と「説明」の違い

遅刻した場合

「なぜ遅刻したのですか?」

言い訳 ➡

「アラームをセットしたはずなのに、アラームが鳴らず、起きられませんでした。」

説明 ➡

「アラームに気づかず、寝過ごしてしまいました。」

「言い訳」は、アラームの不具合に焦点を当てることで、自分の責任を軽減しようとしています。一方、「説明」は、客観的な情報を伝え、相手に出来事を理解させようとしています。

納期が間に合わなかった場合

「なぜ間に合わなかったのですか?」

言い訳 ➡

「私たちは正しく手配しましたが、配送業者のミスで納期が遅れました。」

説明 ➡

「配送業者のミスにより納期が遅れました。現在、顧客に連絡を取り、解決に必要な措置を講じております。」

「説明」するときのポイント

自身の行動を正当化するために単に配送業者のミスを理由にすることは、「言い訳」と見なされる可能性があります。そのため、上司に説明をする際は、配送遅延の原因を伝えるだけでなく、今後、どのように解決するか、現在の対応状況を述べることで、「言い訳」ではなく、「説明」にすることができます。

大切なのは黙って耐えることではなく「説明」すること

「言い訳」と思われないようにするためには、事情を説明し、改善に向けて具体的な行動を取ることが大切です。しかし、同時に「言い訳せず、黙って耐えることが美徳である」と考える方もいます。

その場合、正当な理由があっても、「言い訳のようで恥ずかしい」と思い、相手に伝えず、抑え込んでしまうことがあります。確かに、時には静かに我慢し、次回に活かすことも大切ですが、このような「我慢」や「諦め」が続くと、自身の主張が通りにくくなるばかりか、主張の仕方も分からなくなってしまいます。結果として、損をしたり不利な状況に陥ることが増える可能性があります。そのため、我慢するのではなく、きちんと「説明」することが重要です。

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